Für hessische Kitas mit einem bereits bewilligten Budget kann jetzt ein guter Zeitpunkt sein, digitale Verwaltung, Dokumentation oder Elternkommunikation einzuführen beziehungsweise zu modernisieren. Die offizielle Softwarepauschale beträgt 100 € pro Monat. Der zweite Förderzeitraum läuft nach der Verlängerung bis zum 31. Dezember 2026.
Die Förderung in 30 Sekunden
Förderfähig sind laut Richtlinie Kita-Apps sowie Software für Bildungsdokumentation und Berichtswesen. Dafür gilt eine Pauschale von 100 € pro Monat. Neue Förderanträge sind nicht mehr möglich: Die Antragsfrist endete am 31. August 2025. Nutzen können die Verlängerung daher Einrichtungen mit einem bereits bewilligten Budget. Maßnahmen müssen bis zum 31. Dezember 2026 gebucht, bezahlt und durchgeführt beziehungsweise zugestellt sein.
Offizielle Digitalpauschale für förderfähige Software.
Kita-Apps, Bildungsdokumentation und Berichtswesen.
Ende des verlängerten zweiten Förderzeitraums.
Die Antragsfrist für Kitas ist bereits abgelaufen.
Was genau wird als Software gefördert?
Die Förderrichtlinie ordnet Software dem Bereich „Entlastungspotentiale“ zu. In der Tabelle zur Digitalpauschale werden ausdrücklich drei Einsatzfelder genannt:
- Kita-Apps, beispielsweise für digitale Abläufe und Kommunikation,
- Software für Bildungsdokumentation, etwa für Beobachtungen und Entwicklungsberichte,
- Software für Berichtswesen, zum Beispiel für Auswertungen und Verwaltungsberichte.
Damit ist die Förderung nicht auf einen bestimmten Anbieter oder einen Kitabuli-Wechsel beschränkt. Sie kann grundsätzlich auch für eine erstmalige Digitalisierung, den Ersatz einer anderen Bestandslösung oder die Ergänzung bisheriger Prozesse relevant sein.
Erstmalig digitalisieren
Papierlisten und Einzellösungen durch eine Kita-App ersetzen.
Software wechseln
Eine unpassende oder auslaufende Bestandslösung geordnet ablösen.
Bildung dokumentieren
Beobachtungen, Portfolios und Entwicklungsberichte zentral führen.
Berichte vereinfachen
Daten für Leitung und Träger ohne doppelte Erfassung auswerten.
Die wichtigste Einschränkung: Keine neue Antragsrunde
Die Verlängerung des Förderzeitraums wird leicht missverstanden. Für Kindertageseinrichtungen lief die Antragstellung vom 15. Juni bis zum 31. August 2025. Die spätere Verlängerung bis Ende 2026 hat diese Antragsfrist nicht erneut geöffnet.
Nicht mit „jetzt Förderung beantragen“ werben
Im Oktober 2026 geht es um die Nutzung bereits bewilligter Mittel. Kitas ohne Bewilligung können aus dieser Programmrunde keinen neuen Softwareantrag mehr stellen. Ob und in welcher Höhe noch Budget vorhanden ist, muss der jeweilige Träger anhand des Bescheids und der bisherigen Ausgaben prüfen.
Kann ein vorhandenes Budget noch für Software umgewidmet werden?
Nach den offiziellen FAQ können bewilligte Maßnahmen, die sich als nicht durchführbar erweisen, durch andere Maßnahmen aus dem Maßnahmenkatalog ersetzt werden. Eine vorherige Meldung an die Bewilligungsbehörde ist demnach nicht erforderlich. Die tatsächlich umgesetzten Maßnahmen werden im Verwendungsnachweis angegeben.
Dabei gelten weiterhin die Grenzen der jeweiligen Pauschale und der bewilligte Gesamtbetrag. Mehrkosten trägt der Träger selbst. Deshalb sollte vor dem Softwarekauf dokumentiert werden:
- welches bewilligte Budget noch verfügbar ist,
- welche ursprünglich geplante Maßnahme ersetzt oder angepasst wird,
- wie die Software das Kita-Team konkret entlastet,
- für welche Monate die Softwarepauschale angesetzt wird und
- welche Rechnung und Zahlungsnachweise für den Verwendungsnachweis vorliegen.
Praktische Einordnung
Die Richtlinie schafft einen Förderrahmen, ersetzt aber nicht den individuellen Bewilligungsbescheid. Träger sollten die geplante Abrechnung intern prüfen und bei Unklarheiten das Regierungspräsidium Kassel beziehungsweise die im Bescheid genannte Stelle kontaktieren.
Fünf Schritte bis zum 31. Dezember 2026
- Bewilligung prüfen: Bescheid, bewilligte Gesamtsumme und bisher verbrauchte Pauschalen zusammentragen.
- Bedarf mit dem Team festlegen: Entscheiden, ob Kita-App, Bildungsdokumentation oder Berichtswesen die größte Entlastung bringt.
- Software und Kosten abgleichen: Funktionen, Datenschutz, Vertragslaufzeit sowie monatliche Kosten transparent vergleichen.
- Einführung rechtzeitig abschließen: Buchung, Bezahlung und Bereitstellung müssen innerhalb des Förderzeitraums erfolgen.
- Nachweise sichern: Rechnung, Zahlungsbeleg, Leistungszeitraum und Begründung für den Verwendungsnachweis ablegen.
Was hat Kitabuli damit zu tun?
Kitabuli wird laut Famly-Hilfecenter am 31. Dezember 2026 abgeschaltet. Für betroffene hessische Einrichtungen treffen damit zwei Fristen aufeinander: Der Softwarewechsel muss abgeschlossen sein und zugleich endet der verlängerte Förderzeitraum.
Das macht Kitabuli zu einem besonders dringenden Anwendungsfall, aber nicht zum einzigen. Die hessische Softwarepauschale ist allgemein formuliert. Weitere Informationen zur Datensicherung und Migration finden Sie im Leitfaden zum Kitabuli-Wechsel.
Wie Kitaversum unterstützt
Kitaversum verbindet Verwaltung, pädagogische Dokumentation, Elternkommunikation und Trägerauswertungen. Für die interne Förderprüfung stellen wir ein transparentes Angebot mit Leistungszeitraum und Softwareumfang bereit. Ob die Kosten im konkreten Fall aus dem vorhandenen Budget abgerechnet werden können, entscheidet jedoch nicht der Softwareanbieter.
Bewilligtes Hessen-Budget noch verfügbar?
Wir klären mit Ihnen den benötigten Softwareumfang und erstellen ein nachvollziehbares Angebot. Die Förderfähigkeit prüfen Sie anschließend anhand Ihres Bescheids.
Häufige Fragen zur Softwareförderung in Hessen
Welche Software ist förderfähig?
Die Richtlinie nennt Kita-Apps sowie Software für Bildungsdokumentation und Berichtswesen. Ob eine konkrete Lösung und ihr Nutzungszeitraum unter den individuellen Bescheid fallen, muss der Träger prüfen.
Kann jetzt noch ein neuer Antrag gestellt werden?
Nein. Die Antragsfrist für Kindertageseinrichtungen endete am 31. August 2025. Die Verlängerung bis zum 31. Dezember 2026 betrifft die Durchführung bereits bewilligter Maßnahmen.
Wie hoch ist die Softwareförderung?
Die Förderrichtlinie sieht eine Digitalpauschale von 100 € pro Monat vor. Sie ist Teil des bewilligten Einrichtungsbudgets und kein zusätzlicher, automatisch verfügbarer Geldbetrag.
Darf eine andere bewilligte Maßnahme durch Software ersetzt werden?
Die offiziellen FAQ erlauben grundsätzlich den Ersatz nicht durchführbarer Maßnahmen durch andere Maßnahmen des Katalogs. Pauschalobergrenzen und bewilligter Gesamtbetrag bleiben bestehen; die Änderung ist im Verwendungsnachweis anzugeben.
Reicht ein Vertragsabschluss bis zum 31. Dezember 2026?
Nein, nach den aktuellen Hinweisen müssen die Maßnahmen im Förderzeitraum gebucht und bezahlt sowie durchgeführt beziehungsweise zugestellt sein. Planen Sie deshalb ausreichend Zeit für Angebot, Einrichtung und Zahlung ein.
Offizielle Quellen
- Regierungspräsidium Kassel: Starke Teams, starke Kitas – aktuelle Verlängerung, Förderzeitraum und Hinweise zum Verwendungsnachweis.
- Förderrichtlinie „Starke Teams, starke Kitas“ II vom 15. Juni 2025 – Maßnahmenkatalog und Digitalpauschale.
- Offizielle FAQ, Stand 20. Februar 2026 – Maßnahmenänderung, Nachweise und praktische Auslegung.
Redaktionshinweis: Stand 15. Oktober 2026. Dieser Artikel fasst die veröffentlichten Programmunterlagen verständlich zusammen und ersetzt keine Fördermittel- oder Rechtsberatung. Maßgeblich sind der individuelle Bewilligungsbescheid und die jeweils aktuellen Hinweise des Regierungspräsidiums Kassel.