Datenschutzerklärung Kitaversum-App

1. Verantwortliche Stelle und Rollen nach DSGVO

2. Grundsätze und Zwecke der Datenverarbeitung

Zwecke der Verarbeitung in der App:

• Digitale Dokumentation der kindlichen Entwicklung
• Kommunikation zwischen Kita und Eltern
• Organisation des Kita-Alltags (An-/Abwesenheiten, Tagesberichte)
• Verwaltung von Stammdaten
• Erstellung von Portfolios und Entwicklungsberichten
• Planung und Dokumentation pädagogischer Aktivitäten

Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO - Einwilligung (insbesondere für Fotos/Videos)
• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO - Betreuungsvertrag
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO - Rechtliche Verpflichtungen (z.B. Dokumentationspflichten)
• Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO - Ausdrückliche Einwilligung für Gesundheitsdaten

3. Kategorien verarbeiteter Daten

a) Stammdaten

• Kinder: Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Nationalität, Sprachen
• Eltern/Sorgeberechtigte: Name, Kontaktdaten, E-Mail, Telefon
• Mitarbeiter: Name, E-Mail, Funktion, Berechtigungen
• Notfallkontakte und Abholberechtigungen

b) Alltags- und Betreuungsdaten

• An- und Abwesenheiten, Bring- und Abholzeiten
• Tagesberichte und Aktivitäten
• Schlafzeiten und Ruhephasen
• Mahlzeiten und Ernährungshinweise
• Hygiene-Protokolle (z.B. Wickelzeiten)

c) Entwicklungsdokumentation

• Beobachtungen und Lerngeschichten
• Entwicklungsstand und Fortschritte
• Portfolio-Einträge
• Pädagogische Einschätzungen

d) Kommunikationsdaten

• Nachrichten zwischen Kita und Eltern
• Ankündigungen und Termine
• Elternbriefe und Mitteilungen

4. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

a) Gesundheitsbezogene Daten

• Krankheitsstatus (krank/gesund/abwesend)
• Allergien und Unverträglichkeiten
• Medikamentengabe (falls erforderlich)
• Meldepflichtige Krankheiten nach § 34 IfSG
• Hinweis: Konkrete Diagnosen werden nicht erfasst

b) Multimediale Inhalte

• Fotos der Kinder (nur mit Einwilligung)
• Videos von Aktivitäten (nur mit Einwilligung)
• Audioaufnahmen (z.B. Sprachentwicklung)
• Wichtig: Für jedes Kind kann individuell festgelegt werden, ob und welche Medien erstellt werden dürfen

5. Technische und organisatorische Sicherheit

Hosting und Serverstandort

• Zertifizierte Cloud-Infrastruktur
• Serverstandort: Deutschland (Frankfurt am Main)
• ISO/IEC 27001-zertifizierte Rechenzentren
• Auftragsverarbeitungsverträge mit unseren Infrastrukturanbietern vorhanden

Sicherheitsmaßnahmen

• Transportverschlüsselung (TLS 1.3) für alle Datenübertragungen
• Verschlüsselte Datenspeicherung
• Mehrstufige Authentifizierung
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen
• Regelmäßige Sicherheitsupdates
• Automatische Backups
• Protokollierung aller Zugriffe

6. Externe Dienste (Optional)

Folgende externe Dienste können bei Bedarf aktiviert werden:

a) DeepL - Übersetzungsdienst

• Zweck: Automatische Übersetzung von Nachrichten
• Anbieter: DeepL SE, Köln, Deutschland
• Datenverarbeitung: Ausschließlich innerhalb der EU
• Aktivierung: Nur auf ausdrücklichen Wunsch der Kita

b) Google Vertex AI

• Zweck: KI-gestützte Textvorschläge und Aktivitätsideen
• Anbieter: Google Ireland Limited
• Verarbeitung: Nur explizit eingegebene Texte
• Datenschutz: EU-Standardvertragsklauseln, AVV

7. Datenweitergabe und Empfänger

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmen:

• Innerhalb der Kita: An berechtigte Mitarbeiter gemäß Rollenkonzept
• An Eltern: Ausschließlich Daten des eigenen Kindes
• Auftragsverarbeiter: Technische Dienstleister unter strengen Verträgen
• Behörden: Bei gesetzlicher Verpflichtung (z.B. Jugendamt)

Keine Weitergabe erfolgt an:

• Werbepartner oder Marketingunternehmen
• Soziale Netzwerke
• Sonstige Dritte ohne Rechtsgrundlage

8. Betroffenenrechte nach DSGVO

Als Betroffene (Eltern/Kinder) haben Sie folgende Rechte:

Ihre Rechte im Überblick:

• Auskunft (Art. 15) - Welche Daten werden verarbeitet?
• Berichtigung (Art. 16) - Korrektur falscher Daten
• Löschung (Art. 17) - "Recht auf Vergessenwerden"
• Einschränkung (Art. 18) - Sperrung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit (Art. 20) - Export Ihrer Daten
• Widerspruch (Art. 21) - Gegen bestimmte Verarbeitungen
• Widerruf (Art. 7) - Einwilligungen zurücknehmen

9. Speicherdauer und Löschfristen

Grundsatz

Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Konkrete Fristen:

• Stammdaten: Bis zum Ende des Betreuungsverhältnisses + gesetzliche Fristen
• Entwicklungsdokumentation: Übergabe an Eltern bei Austritt, dann Löschung
• Fotos/Videos: Nach Zweckerfüllung oder Widerruf der Einwilligung
• Kommunikation: Nach 2 Jahren automatische Löschung
• Gesundheitsdaten: Nach Ende der Relevanz, spätestens bei Austritt

Löschung bei Vertragsende

Nach Beendigung des Betreuungsvertrags werden alle Daten gemäß den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Kita kann vorher einen Datenexport durchführen.

10. Pflichten und Verantwortung der Kita

Die Kita ist verantwortlich für:

• Einholung wirksamer Einwilligungen der Eltern
• Information der Eltern über die Datenverarbeitung
• Festlegung der Zugriffsrechte für Mitarbeiter
• Schulung der Mitarbeiter im Datenschutz
• Bearbeitung von Betroffenenanfragen
• Meldung von Datenschutzverletzungen
• Erstellung eigener Datenschutzhinweise für Eltern

Unterstützung durch L3D1 Solutions:

• Bereitstellung von Muster-Einwilligungen
• Technische Umsetzung der Datenschutzanforderungen
• Schulungsmaterialien
• Technischer Support bei Betroffenenanfragen

11. Spezielle Hinweise für Eltern

Ihre Möglichkeiten:

• Einsicht in alle gespeicherten Daten Ihres Kindes über die App
• Download von Fotos und Dokumenten
• Einschränkung der Foto-/Videoerlaubnis
• Widerruf von Einwilligungen jederzeit möglich
• Export der kompletten Kinderakte bei Austritt

Transparenz:

• Sie sehen nur Daten Ihres eigenen Kindes
• Alle Aktivitäten werden protokolliert
• Änderungen sind nachvollziehbar
• Keine heimliche Datenverarbeitung

Bei Fragen oder Bedenken:

Sprechen Sie zuerst mit Ihrer Kita-Leitung. Bei technischen Fragen zum Datenschutz können Sie uns auch direkt kontaktieren.

12. Kontakt und weitere Informationen

Datenschutzbeauftragter:

Martin Echter
E-Mail: datenschutz@kitaversum.de
Post: L3D1 Solutions GmbH, Am Klosteracker 7b, 85250 Altomünster

Technischer Support:

E-Mail: info@kitaversum.de
Telefon: 08258 7444767
Support-Zeiten: Mo-Fr 8:00-17:00 Uhr

Aufsichtsbehörde:

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
www.lda.bayern.de

Stand dieser Datenschutzerklärung: November 2025
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen. Wesentliche Änderungen werden wir in der App bekannt geben.