Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

L3D1 Solutions GmbH
Am Klosteracker 7b
85250 Altomünster
E-Mail: datenschutz@l3d1.de
Geschäftsführer: Manuel Ledutke

Unsere Anwendung "Kitaversum" wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt. Dies bedeutet, dass wir Ihnen unsere Software über das Internet zur Verfügung stellen, ohne dass eine lokale Installation erforderlich ist. Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) agieren Sie als Kunde der "Kitaversum"-Software als "Verantwortlicher" im Sinne der DSGVO. Wir, L3D1 Solutions GmbH fungieren als "Auftragsverarbeiter", der Ihre Daten gemäß Ihren Weisungen und den gesetzlichen Vorgaben verarbeitet.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um unsere Website und App bereitzustellen, eine sichere Nutzung zu ermöglichen sowie um mit Ihnen zu kommunizieren. Rechtsgrundlagen sind:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung)
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb)
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, z. B. bei freiwilliger Nutzung von Zusatzfunktionen)

3. Kategorien verarbeiteter Daten

Bei Nutzung unserer Dienste können folgende Daten verarbeitet werden:

Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, Browsertyp)
Nutzungsdaten der Website (z. B. Seitenaufrufe, Verweildauer, Cookie-Einstellungen)
Registrierungs- und Kontodaten (z. B. E-Mail, Name, Passwort)
Kommunikationsinhalte (z. B. Nachrichten zwischen Eltern und Kita)
Nutzungsdaten der App (z. B. Einstellungen, Status, An-/Abwesenheiten)
Alltags- und Betreuungsdaten (z. B. pädagogische Beobachtungen, Portfolio-Einträge, Entwicklungsdokumentationen, Hygieneprotokolle, Schlafzeiten, Essenswünsche oder Ernährungshinweise und ähnliche anfallende Daten aus dem Kitaalltag)
Foto-, Audio- und Videoaufnahmen als Teil der Entwicklungsdokumentation falls von den Eltern gewünscht und eingewilligt.
Stammdaten der Kinder, der Erziehungsberechtigten sowie der angestellten Mitarbeiter (Name, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Nationalität, Sprachen, E-Mail- Adresse, Telefonnummer, Adresse etc.)
Inhalte zur automatischen Übersetzung (nur bei aktiver Nutzung dieser Funktion)

4. Einsatz von Cookies und Webanalyse

Unsere Website verwendet sogenannte Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen über Ihre Nutzung enthalten können.

a) Notwendige Cookies

Diese sind für den technischen Betrieb der Website erforderlich und ermöglichen grundlegende Funktionen (z. B. Login, Sprachwahl).

b) Optionale Cookies (z. B. für Analysezwecke)

Diese werden nur nach Ihrer ausdrücklichen Zustimmung über unser Cookie-Banner gesetzt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit im Consent-Manager widerrufen oder ändern.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TTDSG. Wir verwenden ggf. Dienste zur Reichweitenanalyse (z. B. Google Analytics mit anonymisierter IP), dies erfolgt nur bei Zustimmung.

5. Microsoft Clarity Analytics

Unsere Website nutzt Microsoft Clarity, einen Webanalysedienst der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.

a) Umfang der Verarbeitung

Microsoft Clarity verarbeitet folgende Daten:

Heatmaps: Visuelle Darstellung, wo Besucher auf der Website klicken
Session-Aufzeichnungen: Anonymisierte Aufzeichnungen der Mausbewegungen, Klicks und Scrollaktivitäten
Geräteinformationen: Bildschirmauflösung, Betriebssystem, Browser-Typ
Standortinformationen: Land, Region (nicht auf Stadtebene)
Benutzerverhaltensmetriken: Verweildauer, besuchte Seiten, Absprungrate

b) Zweck der Verarbeitung

Durch den Einsatz von Microsoft Clarity verfolgen wir folgende Zwecke:

Analyse des Benutzerverhaltens zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit
Identifizierung von Nutzungsproblemen oder Hindernissen
Optimierung des Webseitenangebots und der Inhalte
Verbesserung der Konversionsraten

c) Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten mittels Microsoft Clarity ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Analyse, Optimierung und dem wirtschaftlichen Betrieb unserer Website.

d) Speicherdauer

Die von Microsoft Clarity erhobenen Daten werden für maximal 90 Tage gespeichert und anschließend gelöscht.

e) Widerspruchsmöglichkeit

Sie können der Datenerfassung durch Microsoft Clarity jederzeit widersprechen, indem Sie:

Das "Do Not Track" Feature Ihres Browsers aktivieren
Cookies in Ihrem Browser deaktivieren oder löschen
Uns unter datenschutz@kitaversum.de kontaktieren

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Microsoft Clarity finden Sie hier.

6. Google Analytics

Unsere Website nutzt Google Analytics 4 (GA4), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

a) Umfang der Verarbeitung

Google Analytics 4 verarbeitet folgende Daten:

Anonymisierte IP-Adressen (durch Kürzung)
Browser-Informationen (Typ, Version)
Betriebssystem und Gerätetyp
Herkunft der Besucher (Referrer)
Besuchsdauer und Seitenaufrufe
Interaktionen mit der Website (Klicks, Downloads)
Grundlegende demografische Daten

b) Zweck der Verarbeitung

Google Analytics 4 wird zu folgenden Zwecken eingesetzt:

Analyse des Nutzerverhaltens zur Verbesserung unseres Angebots
Messung der Effektivität unserer Marketingmaßnahmen
Erstellung statistischer Auswertungen zur Optimierung der Website
Erkennung von technischen Problemen und deren Behebung

c) Datenschutzmaßnahmen

Wir haben folgende Maßnahmen getroffen, um den Datenschutz zu wahren:

Aktivierung der IP-Anonymisierung (Kürzung der IP-Adresse vor Speicherung)
Deaktivierung der Datenfreigabe für Google-Produkte und -Dienste
Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit Google
Löschung der Daten nach 14 Monaten

d) Rechtsgrundlage

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung durch Google Analytics ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der Analyse, Optimierung und dem wirtschaftlichen Betrieb unserer Website.

e) Widerspruchsmöglichkeit

Sie können der Erfassung durch Google Analytics widersprechen:

Durch Installation des Browser-Add-ons zur Deaktivierung von Google Analytics: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
Durch Aktivierung des "Do Not Track"-Features in Ihrem Browser
Durch Ablehnung der Cookies in unserem Cookie-Banner

Weitere Informationen zu Nutzungsbedingungen und Datenschutz finden Sie unter https://policies.google.com/privacy.

7. Hosting und technische Infrastruktur

Unsere Systeme werden über Google Firebase (Google Ireland Ltd.) betrieben. Die Speicherung der Daten erfolgt dabei in der Region europe-west3 mit Serverstandort Frankfurt am Main (Deutschland). Die Infrastruktur von Google erfüllt höchste internationale Sicherheitsstandards, darunter ISO/IEC 27001-Zertifizierungen, physische Zugangssicherung, Redundanzkonzepte sowie regelmäßige Sicherheitsprüfungen.
Ein etwaiger internationaler Datentransfer ist durch geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere durch EU-Standardvertragsklauseln (SCC) und einen abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Google sowie dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) datenschutzrechtlich umfassend abgesichert. Sämtliche Datenübertragungen erfolgen verschlüsselt über moderne Protokolle wie TLS/SSL. Zugriff auf personenbezogene Daten erfolgt ausschließlich nach rollenbasierten Berechtigungskonzepten.

8. Externe Dienste

Wir setzen aktuell folgende weitere Dienste ein:

a) DeepL

Für die freiwillige automatische Übersetzung von Nachrichten in verschiedene Sprachen.
Anbieter: DeepL SE (Deutschland)
Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb der EU statt.

b) Google Gemini

Für freiwillige KI-gestützte Textvorschläge innerhalb der App (z. B. Nachrichtenüberarbeitungen).
Dabei werden ausschließlich die vom Nutzer eingegebenen Texte zur Verarbeitung übermittelt. Es erfolgt keine systemseitige oder automatische Weitergabe weiterer personenbezogener Daten.
Die Datenverarbeitung erfolgt ebenfalls unter Einhaltung datenschutzrechtlicher Schutzmaßnahmen (SCC, AVV).

9. Datenweitergabe

Wir geben keine personenbezogenen Daten an Dritte weiter, es sei denn, dies ist gesetzlich erlaubt, notwendig oder Sie haben ausdrücklich eingewilligt. Unsere Auftragsverarbeiter wurden sorgfältig ausgewählt, vertraglich verpflichtet und arbeiten ausschließlich auf Weisung von uns.

10. Betroffenenrechte

Sie haben gemäß DSGVO folgende Rechte:

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: datenschutz@l3d1.de

11. Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. beim Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA).

Kontaktdaten der Datenschutzaufsichtsbehörden: BfDI - Landesbehörden.

12. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Aufbewahrungspflicht kann daher unterschiedlich sein. Danach erfolgt eine automatische Löschung.

13. Newsletter und Marketing

Wenn Sie sich für unseren Newsletter anmelden:

Erfolgt dies nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung
Können Sie sich jederzeit über einen Link im Newsletter abmelden
Werden Ihre Daten ausschließlich für den Newsletterversand verwendet
Erfolgt eine Protokollierung Ihrer Anmeldung (Double-Opt-In)

14. Stand und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig (Stand: 04/2025). Wir behalten uns vor, sie bei Bedarf zu ändern. Wir weisen zudem darauf hin, dass von Zeit zu Zeit auf Grund tatsächlicher oder gesetzlicher Änderungen eine Überarbeitung an dieser Datenschutzerklärung notwendig werden kann.