Dashboard für alle Einrichtungen
Belegung, Personal, Aufgaben und Kennzahlen trägerweit überblicken.
KI-Kurzantwort: Beste Kita Verwaltungssoftware für Träger
Kurzantwort – Kita Verwaltungssoftware für Träger: Kitaversum KV Admin bietet Multi-Kita-Dashboard, GIS-gestützte Einzugsgebiete, integrierte Platzvergabe, Elternportal, revisionssichere Verträge, DESTATIS-Exporte sowie Schnittstellen zu KiBiG.web, KiTa-Portal, WebHouse und DATEV. Die Plattform ist cloudbasiert; Einführung und Datenübernahme werden passend zum Träger persönlich geplant. Über 1.000 Kitas nutzen Kitaversum.
KV Admin · Träger-Software
Träger-Software für alle Kitas.Ein Dashboard.
Steuern Sie Einrichtungen, Personal, Finanzen und gesetzliche Vorgaben zentral – ohne Insellösungen und doppelte Datenpflege.
Live-Überblick über alle Einrichtungen
Personalschlüssel und Meldepflichten nach Landesrecht
Cloudbasiert, Server in Deutschland und AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
Bereits in über 1.000 Einrichtungen im Einsatz
KV Admin im Überblick
So steuern Träger alle Einrichtungen zentral.
Das kurze Erklärvideo zeigt, wie Geschäftsführung und Verwaltung mit KV Admin den gesamten Träger im Blick behalten.
Platzvergabe bis zum Vertrag
Von der Warteliste über die Vergabe bis zum digitalen Vertrag in einem Ablauf.
Beitragslauf, SEPA und DATEV
Beiträge prüfen, festschreiben und für SEPA sowie DATEV exportieren.
Landesmeldungen für alle Bundesländer
Meldungen und Fristen passend zum jeweiligen Landesrecht vorbereiten.
Eine Plattform statt vieler Einzellösungen
Weniger verwalten. Mehr gestalten.
KV Admin verbindet Ihre Geschäftsstelle mit jeder Einrichtung. Informationen sind aktuell, Aufgaben nachvollziehbar und Entscheidungen schneller getroffen.
1.000+
Einrichtungen vertrauen Kitaversum
50+
Module
16
Bundesländer mit Landesmeldungen
Komplexität wird übersichtlich
Was wichtig ist, sehen Sie sofort.
KV Admin bündelt die anspruchsvollsten Aufgaben eines Kita-Trägers in klaren Workflows – über alle Einrichtungen hinweg und passend zu den gesetzlichen Vorgaben vor Ort.
Personal sicher planen.
Soll-/Ist-Vergleiche, Springerpool und automatische Personalschlüssel-Berechnung helfen, Engpässe früh zu erkennen.
Verantwortung nachweisbar machen.
BTHG, Kinderschutz, Fristen und Audit-Trails werden strukturiert und revisionssicher dokumentiert.
Mit aktuellen Zahlen entscheiden.
Auslastung, Finanzen und operative Kennzahlen stehen trägerweit in einem gemeinsamen Dashboard bereit.
Alles arbeitet zusammen
Das vollständige Kitaversum-Ökosystem
Sechs eng verzahnte Bereiche verbinden Träger, Teams und Eltern ohne Medienbrüche.
Wie Verwaltungsabläufe in einzelnen Einrichtungen und über mehrere Standorte hinweg zusammenspielen, zeigt die Übersicht zur Kita-Verwaltungssoftware.
Eltern
Klicken für Details
Erzieher
Klicken für Details
KV Admin
Klicken für Details
Portal
Klicken für Details
Kitaversum
Alles vernetzt
Hover zum Stoppen • Klicken für Details
Wählen Sie eine App im Orbit
Hover stoppt die Rotation
Eltern-App
Digitale Kommunikation mit den Eltern
- Nachrichten & Termine
- Digitales Portfolio
- Abwesenheitsmeldungen
Erzieher-App
227 Funktionen für den digitalen Kita-Alltag
- Kommunikation & Nachrichten
- Pädagogische Dokumentation
- Entwicklungsberichte
- Tagesberichte & Portfolio
- Anwesenheit & Dienstpläne
- Und vieles mehr...
KV Admin
Die komplette Verwaltungsplattform für den gesamten Träger – vom Tagesgeschäft bis zur strategischen Auswertung
- Multi-Kita-Dashboard mit Live-KPIs
- Kinder-, Einrichtungs- & Personalverwaltung
- Beitragslauf mit Prüflauf, SEPA & DATEV
- Platzvergabe nach Satzung, Elternportal & Verträge
- Gebäude-Projekte, Bestand, QM & Verpflegung
- Landesexporte, REST-API & Webhooks
Platzvergabe & Elternportal
Anmeldung und Vergabe nach den Prioritäten Ihrer Satzung
- Anmeldeformular mit eigenen Texten, Logo und Feldern
- Prioritäten: Geschwister, Härtefall, Wartezeit, Wohnortnähe
- Ferien- & Nachmittagsbetreuung buchbar
- Szenario-Planer & Belegungsprognose
Finanzen & Abrechnung
Erst prüfen, dann festschreiben – vom Beitragslauf bis zum DATEV-Export
- Prüflauf ohne Rechnungsnummern, dann Festschreiben
- Mehrere Zahler je Kind, Rollungen und Randstunden
- BWA, SuSa, SEPA & DATEV
Personal & Zeiterfassung
Trägerweite Personalplanung mit aktuellen Soll-/Ist-Werten
- Personalschlüssel nach Landesrecht
- Schichtplanung & Springerpool
- Pausenabzug, Korrekturfrist und Arbeitszeitkonten
Nahtlose Integration
Alle Daten aus den Kita-Apps fließen automatisch in Ihr Träger-Dashboard
Volle Transparenz
Sehen Sie in Echtzeit, was in Ihren Einrichtungen passiert
Zentrale Steuerung
Verwalten Sie Berechtigungen und Einstellungen für alle Kitas zentral
Eigene REST-API & Webhooks
KVAdmin bietet eine eigene, dokumentierte REST-API mit Webhooks – binden Sie Drittsysteme, Buchhaltung oder eigene Dashboards nahtlos an.
Zur API-ÜbersichtIm Einsatz bei Trägern im DACH-Raum
Alles, was Träger täglich brauchen.
Sechs zentrale Bereiche im Überblick. Die vollständige Plattform umfasst 227 Funktionen in mehreren Funktionsbereichen. Der Beitragslauf startet mit einem Prüflauf ohne Rechnungsnummern. Die Platzvergabe folgt der Satzung. Gebäude lassen sich als Projekte mit Budget und Meilensteinen steuern.
Dashboard
3 Funktionen- Multi-Kita-Dashboard mit Live-Daten und Ampelsystem
- Tageskennzahlen über alle Einrichtungen
- Benachrichtigungszentrale
Kinderverwaltung
7 Funktionen- Zentrale Kinderakte mit Stammdaten
- Gesundheitsdaten und Allergien
- Masernschutz-Nachweis-Verwaltung
- BTHG-Daten pro Kind (Leistungsart, Kostenträger, Aktenzeichen, Stunden)
- Beitragshistorie
- Bezugspersonen als Rechnungsempfänger, getrennt von Notfallkontakten
- Belegungsregeln
Einrichtungen USP
5 Funktionen- Einrichtungsübersicht über alle Kitas
- Gruppen- und Kapazitätsverwaltung
- Kalender und Schließtage pro Einrichtung
- Kostenstelle an der Einrichtung
- GIS-gestützte Kita-Suche mit Einzugsgebieten und Routing
Personalmanagement
10 Funktionen- Einrichtungsübergreifende Personalübersicht
- Mitarbeiterstammdaten und Dokumente
- Qualifikationsverwaltung mit Ablaufüberwachung
- Springerpool mit Einsatzplanung
- Tarifvertrag-Verwaltung und Tarifkalkulation
- Stellenplan
- Urlaubsanträge
- Spesenabrechnungen
- Vertretungspool (einrichtungsübergreifend)
- Personalkosten-Auswertung
Personalschlüssel USP
4 Funktionen- Automatische Berechnung nach dem Landesrecht aller 16 Bundesländer
- Soll-/Ist-Vergleich mit den jeweils geltenden Personalvorgaben
- Landesspezifische Betreuungsformen, Altersgruppen und Fachkraftstunden
- BTHG- und Inklusions-Zusatzbedarf fließt automatisch ein
Zeiterfassung
7 Funktionen- Digitale Stempeluhr (PIN-basiert)
- Schichtplanung mit Vorlagen und Wochenkopie
- Arbeitszeitkonten
- Automatischer Pausenabzug
- Korrekturen innerhalb der Korrekturfrist, mit Genehmigung
- Abwesenheiten-Export
- Zeiterfassungs-Reports und Statistiken
Finanzen
7 Funktionen- Finanzübersicht mit KPIs
- Budgetplanung
- Liquiditätsplanung
- Kosten-Prognose
- Zuschussverwaltung (Fördermittel)
- Personalkosten-Analyse
- Bankkonten-Verwaltung (FinAPI-Bankanbindung) mit Transaktionszuordnung
Buchhaltung Vollintegriert
16 Funktionen- Beitragslauf: zuerst ein Prüflauf ohne Rechnungsnummern, dann Entwürfe prüfen, danach festschreiben
- Mehrere Beitragszahler je Kind (Eltern, Jugendamt, Kommune oder Arbeitgeber) mit Split und eigener Debitorennummer
- Rollungen als Nachbelastung oder Gutschrift bei Tarifwechsel und anteiligem Austritt
- Randstunden als eigene Rechnung für Früh- und Spätbetreuung, sofern das Feature freigeschaltet ist
- Buchungsübersicht, manuelle Buchungen, Dauerbuchungen
- Intelligente Buchungsvorschläge (KI-gestützt)
- Summen- und Saldenliste (SuSa), Kontoblätter, BWA
- Rechnungserstellung mit PDF-Export
- XRechnung (E-Rechnung)
- SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung
- Offene Posten mit Zahlungszuordnung
- Mahnwesen mit automatischen Mahnläufen
- Kontenplan, Kostenstellen mit Mapping
- Buchungskategorien
- DATEV Export und Import (Rücklauf)
- Rechnungseinstellungen und SEPA-Einstellungen
Im Prüflauf entstehen noch keine Rechnungsnummern. Erst das Festschreiben macht aus den geprüften Entwürfen verbindliche Rechnungen.
Platzvergabe & Verträge
11 Funktionen- Wartelisten-Management
- Konfigurierbares Anmeldeformular über mehrere Kitas, mit eigenen Texten, Logo und schaltbaren Feldern
- Prioritätskriterien nach Satzung: Geschwister, Härtefall, Wartezeit und Wohnortnähe
- Anmeldung zur Ferien- und Nachmittagsbetreuung für Schulkinder
- Vertragserstellung und -verwaltung
- Vertragsvorlagen mit Anhängen
- Revisionssichere Vertragshistorie mit Audit-Trail
- Digitale Signatur (eSignatur per Link)
- Vertrag direkt an Eltern senden
- PDF-Generierung
- Vertragseinstellungen (Betreuungszeiten, Beiträge)
Bestand & Einkauf
10 Funktionen- Bestandsübersicht pro Einrichtung
- Lagerverwaltung mit Mindestbeständen
- Bestellwesen mit Bestellungen und Wareneingängen
- Lieferantenverwaltung
- Produktkatalog
- Sammelbestellungen (einrichtungsübergreifend)
- Inventur-Erfassung
- Bestandskorrekturen und Import
- Bestandsanalyse und Berichte
- Niedrigbestand-Warnung
Verpflegung
6 Funktionen- Speiseplan-Verwaltung
- Essensbestellungen und Stornierungen
- Verpflegungsabrechnung mit Rechnungsgenerierung
- Caterer-Verwaltung
- Allergene und Ernährungskonzepte
- Firebase-Sync für Speisepläne
Qualitätsmanagement
4 Funktionen- Audits planen und durchführen (mit Maßnahmen-Tracking)
- Qualitätsstandards definieren und überwachen
- Dokumentenverwaltung mit Versionierung
- Fortbildungsverwaltung mit Teilnehmerlisten
Gebäudeverwaltung
6 Funktionen- Gebäude-Projekte mit Zeitraum, Budget, Meilensteinen und verknüpften Wartungsaufträgen
- Wartungsaufträge erstellen und verfolgen
- Regelmäßige/wiederkehrende Wartungen mit Durchführungsprotokoll
- Dienstleister-Verwaltung
- Anlagen- und Geräte-Inventar
- Gebäudestatistiken
Kommunikation
4 Funktionen- Einrichtungsübergreifendes Nachrichtensystem
- Konversationen mit Lesebestätigung
- Ankündigungen
- Teilen von Inhalten in den Chat
Berichte & Exporte
3 Funktionen- DESTATIS-Exporte (Landes-/Bundesstatistiken, CSV)
- Landesmeldungen für alle Bundesländer mit Fristenüberwachung
- Statistiken und konsolidierte Berichte
Bundesland-Schnittstellen USP
16 Bundesländer- Thüringen: TLVwA-Export (Belegung, VBE, integrative Kinder)
- Thüringen: ThürKitaG-Betreuungsformen, BTHG mit TLVwA
- Bayern: KiBiG.web-Export (Monatslauf, Spezialabrechnung)
- Bayern: BayKiBiG-Betreuungsformen
- NRW: KiBiz.web-Export (Gruppenformen, Personal, BTHG)
- NRW: KiBiz-Gruppenformen I/II/III, BTHG mit LWL/LVR
- Baden-Württemberg: KitaDataWebhouse/KDW (XML-Export, KVJS-Import)
- Bundesweit: DATEV, SEPA, XRechnung, FinAPI
Eigene REST-API & Webhooks USP
Developer-ready · Enterprise- Eigene, dokumentierte REST-API – kein abhängiger Standard-Connector, sondern volle Kontrolle über Ihre Daten
- Stammdaten, Anwesenheiten, Buchungen, Verträge und Statistiken programmatisch lesen und schreiben
- Webhooks in Echtzeit für Ereignisse wie Krankmeldung, Vertragsänderung, Belegungswechsel oder neue Anmeldung
- OAuth2 / API-Key-Authentifizierung, granulare Scopes, vollständige Audit-Logs
- Rate-Limits, Sandbox-Umgebung und versionierte Endpoints (
/api/v1/...) - Integration in DATEV, BI-Tools (Power BI, Tableau), kommunale Fachverfahren oder eigene Träger-Portale
- Eigenentwicklungen und individuelle Integrationen werden gemeinsam mit unserem Dev-Team umgesetzt
BTHG / Inklusion Alleinstellungsmerkmal
5 Funktionen- BTHG-Basisleistungen bundesweit (Dokumentation)
- BTHG NRW mit LWL/LVR (Basisleistung I/II, individuelle Leistung)
- BTHG Thüringen mit TLVwA als Kostenträger
- Pro-Kind BTHG-Datenerfassung (Leistungsart, Kostenträger, Aktenzeichen, Stunden)
- BTHG-Zusatzbedarf in Personalschlüssel-Berechnung integriert
Datenschutz & Compliance
8 Funktionen- Datenexport
- Einwilligungsverwaltung
- Löschanfragen-Management
- Aufbewahrungsfristen
- Sperrvermerke
- Wiedervorlagen
- 4-Augen-Prinzip (Approval-Policy)
- Audit-Logs (revisionssicher)
Einstellungen & Konfiguration
11 Funktionen- Bundesland-Auswahl (steuert alle landesspezifischen Module)
- proDoppik als eigene Einstellung
- Trägerweite Zusatzfelder
- Feature-Toggles (modulare Freischaltung)
- Elternportal-Einstellungen
- Navigationskonfiguration
- Vertragseinstellungen und -vorlagen
- Rechnungs- und SEPA-Einstellungen
- Buchungskategorien
- Tarifvertrag-Konfiguration
- Kalender und Schließtage
Zusatzfunktionen
4 Funktionen- Backup und Datenwiederherstellung
- CSV-Import für Personaldaten
- Kitaversum-Transfer (Datenmigration)
- Bescheinigungen generieren
Regional richtig aufgestellt
Kindergarten Software für Österreich
Landesrecht automatisch mitgedacht.
Kitaversum bildet die gesetzlichen Vorgaben aller deutschen Bundesländer vollständig ab – mit landesspezifischen Schnittstellen, Personalschlüssel-Berechnung und Meldepflichten. Zusätzlich unterstützen wir Österreich und die Schweiz im Rahmen unserer DACH-Expansion.
Bayern
BayKiBiG-konforme Verwaltung mit KiBiG.web-Export, VBE-Berechnung und automatischer Betreuungsformen-Abbildung.
Nordrhein-Westfalen
KiBiz-konforme Verwaltung mit Gruppenformen I–III, PersVO NRW und nahtlosem KiBiz.web-Export.
Thüringen
ThürKitaG-konforme Verwaltung mit TLVwA-Export und Personalschlüssel nach ThürKitaMinStdVO.
Baden-Württemberg
KitaDataWebhouse-Integration (KDW) mit KVJS-konformer Datenmeldung und KiTaG BW.
Sachsen
SächsKitaG-konforme Verwaltung mit Personalschlüssel-Berechnung und Meldepflichten – strukturell identisch zu Thüringen.
Sachsen-Anhalt
KiFöG-konforme Verwaltung mit gleicher Behördenstruktur wie Thüringen und automatisierten Meldungen.
Niedersachsen
NKitaG-konforme Verwaltung mit Meldepflichten-Automatisierung und Personalschlüssel-Berechnung.
Brandenburg
KitaG-Brandenburg-konforme Verwaltung mit klassischem Betreuungsmodell und Personalschlüssel-Berechnung.
Hessen
HKJGB-konforme Verwaltung mit Personalschlüssel-Berechnung und BTHG-Integration.
Schleswig-Holstein
KiTaG SH-konforme Verwaltung mit Personalschlüssel und Meldepflichten – plus direkter KitaPortal SH-Schnittstelle: KVAdmin überträgt Stammdaten, Gruppen, Öffnungszeiten und freie Plätze (Ampel) ohne Doppelerfassung an kitaportal-sh.de.
Rheinland-Pfalz
KiTaG RLP-konforme Verwaltung nach reformiertem Gesetz mit Personalschlüssel und Meldepflichten.
Mecklenburg-Vorpommern
KiFöG M-V-konforme Verwaltung mit Personalschlüssel-Berechnung und Meldepflichten.
Berlin
KitaFöG-konforme Verwaltung mit ISBJ-Anbindung, Gutscheinsystem-Unterstützung und Personalschlüssel.
Hamburg
KibeG-konforme Verwaltung mit Unterstützung des Hamburger Gutscheinsystems und Personalschlüssel.
Saarland
SKBBG-konforme Verwaltung mit Personalschlüssel, Elternbeiträgen und Fördermittelberechnung.
Bremen
BremKTG-konforme Verwaltung mit Personalschlüssel, Beitragsfreiheit und Qualitätsentwicklung.
Alle 16 Bundesländer unterstützt – inklusive Saarland und Bremen
DACH-Expansion: Österreich & Schweiz
Kitaversum wächst über Deutschland hinaus – mit vollständiger Anpassung an die landesspezifischen Gesetze und Strukturen in Österreich und der Schweiz.
Österreich
🇦🇹Kitaversum bildet die Kinderbildungs- und Betreuungsgesetze aller 9 österreichischen Bundesländer ab – von Wien über Oberösterreich bis Vorarlberg.
- 9 Bundesländer mit eigenen Kinderbetreuungsgesetzen (z. B. WKGG Wien, Oö. KBBG)
- Art. 15a B-VG: Verpflichtendes Kindergartenjahr & Sprachförderung
- Statistik Austria Kindertagesheimstatistik-Export
- Personalschlüssel-Berechnung nach Landesrecht
- Über 9.700 Einrichtungen (Kindergärten, Krippen, Horte)
Vertriebs- & Supportpartner Österreich
GVIC IT
Digital. Effizient. Zuverlässig.
Ihr Ansprechpartner vor Ort
Ing. Kristian Gasparevic, BA
Schweiz
🇨🇭Kitaversum unterstützt die kantonalen Regelungen der familienergänzenden Kinderbetreuung in der Schweiz – mit Anbindung an das neue UKibeG und kantonale Gutscheinsysteme.
- 26 Kantone mit eigenen Betreuungsverordnungen
- UKibeG-konform (Bundesgesetz über familienergänzende Kinderbetreuung)
- Betreuungsgutschein-Verwaltung (kompatibel mit kiBon)
- kibesuisse-Qualitätsstandards integriert
- Über 3.800 Kitas mit 92.500+ Betreuungsplätzen
Alleinstellungsmerkmal
BTHG & Inklusion – bundesweit abgebildet
Die Umsetzung des Bundesteilhabegesetzes stellt Kita-Träger vor enorme Herausforderungen. Kitaversum ist eine der wenigen Lösungen, die BTHG-Anforderungen vollständig und landesspezifisch abbildet.
Eingliederungshilfe-Dokumentation
Vollständige Dokumentation der Teilhabeleistungen nach BTHG mit individueller Hilfeplanung und Fortschreibung.
Personalschlüssel für Inklusion
Automatische Berechnung des zusätzlichen Personalbedarfs für Kinder mit Eingliederungshilfe nach Landesrecht.
Landesspezifische Umsetzung
BTHG-Module sind an die jeweiligen Landesrahmenverträge und -regelungen angepasst – bundesweit einsetzbar.
Fristen & Meldepflichten
Automatische Erinnerungen für Bewilligungsfristen, Verlängerungsanträge und Meldepflichten gegenüber Kostenträgern.
Warum BTHG-Integration entscheidend ist
- Seit 2020 gelten verschärfte Anforderungen an die Dokumentation von Teilhabeleistungen
- Jedes Kind mit Eingliederungshilfe erfordert individuelle Hilfe- und Förderplanung
- Personalschlüssel ändern sich mit jedem I-Kind – manuelle Berechnung ist fehleranfällig
- Kostenträger fordern zunehmend digitale Nachweise und standardisierte Berichte
- Die meisten Kita-Softwarelösungen bieten keine oder nur rudimentäre BTHG-Unterstützung
Pflichtaufgabe für jeden Träger
Kinderschutz § 8a SGB VIII – revisionssicher abgebildet
Der Schutzauftrag bei Kindeswohlgefährdung ist eine der zentralen Verantwortlichkeiten jedes Kita-Trägers. Kitaversum bildet den Ablauf nach § 8a SGB VIII digital und mit rollenbasierten Zugriffen ab – von der ersten Gefährdungseinschätzung bis zur Jugendamt-Meldung.
Strukturierte Gefährdungseinschätzung
Anerkannte Bögen integriert: Stuttgarter Kinderschutzbogen, KiWo-Skala, Kibs – mit „gewichtigen Anhaltspunkten" und Verlaufsdokumentation.
insoFa / ISEF-Workflow
Hinzuziehung der „insoweit erfahrenen Fachkraft", kollegiale Beratung und Ergebnis lückenlos protokolliert – inkl. Beratungsanlass und Empfehlung.
Eskalationspfad & Fristen
Fachkraft → Leitung → Träger → Jugendamt mit Wiedervorlage, Fristenkontrolle und Aufgabenzuweisung über mehrere Einrichtungen hinweg.
Revisionssicherer Audit-Trail
Append-only, Zeitstempel, Bearbeiter:in, Versionierung und Hash-Sicherung jeder Änderung – beweisfest auch nach § 257 HGB / § 147 AO.
§ 72a-Führungszeugnisse
Erinnerungs- und Nachweisverwaltung erweiterter Führungszeugnisse für Personal und Ehrenamt – mit Ablauf-Ampel auf Trägerebene.
Meldepflicht § 47 SGB VIII
Assistent für besondere Vorkommnisse mit signiertem PDF/A-Export für das Jugendamt und Aufsichtsbehörden.
Schutzkonzept & Verhaltenskodex
Schutzkonzept digital hinterlegt, Pflicht-Lesebestätigungen vom Personal, Schulungs- und Fortbildungsnachweise zentral verwaltbar.
Need-to-know-Berechtigungen
Vertrauliche Kinderschutz-Akte strikt getrennt von der pädagogischen Doku – Zugriff nur für Leitung, insoFa und Träger (DSGVO Art. 9).
Warum Träger ein digitales § 8a-Modul brauchen
- Papier-Akten erschweren rollenbasierte Zugriffe, Protokollierung und geregelte Löschfristen
- Bei einem schweren Vorfall muss der Träger jeden Schritt nachweisen können – lückenlos
- § 8b SGB VIII gibt Fachkräften Anspruch auf insoFa-Beratung – dieser Prozess muss dokumentiert werden
- § 72a SGB VIII verlangt regelmäßige Vorlage erweiterter Führungszeugnisse für alle Mitarbeitenden
- Aufsichtsbehörden und Jugendämter erwarten zunehmend digitale, standardisierte Nachweise
- Mehr-Einrichtungs-Träger benötigen eine einrichtungsübergreifende Übersicht über offene Fälle, Fristen und § 72a-Status
Automatische Personalschlüssel-Berechnung
Automatische Personalschlüssel-Berechnung nach Landesrecht
Schluss mit Excel-Tabellen und manueller Berechnung. Kitaversum berechnet Ihren gesetzeskonformen Personalschlüssel automatisch – immer aktuell, immer korrekt.
Vollautomatische Berechnung
Der Personalschlüssel wird in Echtzeit aus den Buchungszeiten, Betreuungsformen und Gruppenstrukturen berechnet – VBE und Fachkraftstunden sofort sichtbar.
Gesetzeskonform nach Landesrecht
Ob BayKiBiG, KiBiz/PersVO NRW, ThürKitaMinStdVO oder KiTaG BW – die Berechnung basiert immer auf den aktuellen landesrechtlichen Vorgaben.
Frühwarnsystem bei Unterschreitung
Ampelsystem warnt automatisch bei drohendem Personalengpass. So können Sie rechtzeitig gegensteuern, bevor eine Unterschreitung eintritt.
Soll-/Ist-Vergleich in Echtzeit
Tagesaktuelle Gegenüberstellung von erforderlichem und tatsächlich eingesetztem Personal – über alle Einrichtungen hinweg.
Automatisierte Meldepflichten
Meldungen zu Personalschlüssel-Unterschreitungen werden automatisch vorbereitet. Gesetzliche Fristen werden überwacht und Erinnerungen versendet.
Erweiterte Buchhaltung
BWA, Soll-und-Haben-Auswertungen, XRechnung und FinAPI-Integration – alles nativ in einer Lösung, ohne externe Buchhaltungssoftware. Beiträge schreiben Sie erst nach einem Prüflauf fest.
KV Admin - Das Plus für Träger
KV Admin ist die optionale Erweiterung für Träger, die mehrere Kitas verwalten. Während Ihre Erzieher-Teams und Eltern bereits die bewährten Kitaversum-Apps nutzen, erhalten Sie als Träger mit KVAdmin zusätzlich:
Zentrale Übersicht über alle Ihre Kitas
Einrichtungsübergreifende Personalverwaltung
Konsolidierte Berichte und Statistiken
Direkte Steuerung aller Kitaversum-Funktionen
Standard-Exporte für KiBiG.web (Bayern), KiBiz.web (NRW), KDW (Baden-Württemberg), TLVwA (Thüringen) & DATEV
Direkte Schnittstelle zum KitaPortal SH (Schleswig-Holstein): KVAdmin spricht ohne Doppelerfassung mit kitaportal-sh.de – erfüllt die Pflichtteilnahme nach KiTaG SH automatisiert
Eigene REST-API mit Webhooks: Anbindung an Drittsysteme, eigene Träger-Portale, BI-Tools oder Fachverfahren – vollständig dokumentiert, versioniert und Enterprise-ready (API-Dokumentation)
Ihre bestehenden Kita-Apps bleiben unverändert - KV Admin fügt nur die Trägerebene hinzu!
Das macht KV Admin für Sie möglich
Konkrete Vorteile, die Ihren Träger-Alltag revolutionieren
227
Dokumentierte Funktionen
Kitaversum dokumentiert 227 Funktionen in 12 Modulkategorien (eigene Zählung).
Alle KPIs im Blick
Live-Dashboard zeigt Personalstand, Auslastung, Finanzen und kritische Situationen über alle Einrichtungen hinweg.
24/7
-30%
Kosten senken
Reduzierte Verwaltungskosten durch effiziente digitale Prozesse, optimierte Personalplanung und papierloses Büro.
Vernetztes Arbeiten
Springer-Pool optimal nutzen, Vertretungen koordinieren und Ressourcen einrichtungsübergreifend einsetzen.
100%
§
Rechtlich abgesichert
Automatische Compliance-Prüfungen, lückenlose Dokumentation und dokumentierte Datenschutzprozesse schützen Sie vor Risiken.
Persönlich eingeführt
Die cloudbasierte Lösung benötigt keine lokale Installation. Einführung und Datenübernahme werden passend zu Ihrem Träger geplant.
Einfach moderner arbeiten
Warum Träger zu Kitaversum wechseln.
Der direkte Vergleich zeigt: KV Admin ist die moderne Alternative
| Kriterium |
KV Admin
|
Traditionelle Software |
|---|---|---|
| Installation | Cloud-basiert im Browser nutzbar | Desktop-Installation nötig |
| Mobile Nutzung | Vollständig mobil optimiert | Meist nur Desktop |
| Eltern- & Erzieher-App | Zentral mit KV Admin verbunden | Häufig separates System |
| Kitaplatz-Anmeldung | Platzvergabe & Elternportal integriert | Separates System nötig |
| GIS-Suche & Routing | Einzugsgebiete & Wegezeiten | Nicht verfügbar |
| Updates | Automatisch | Manuell möglich |
| Konditionen | Nach Trägergröße, persönlich beraten | Je nach Anbieter |
| Implementierung | Persönlich geplant und begleitet | Projektabhängig |
| Bundesland-Module | 16 Bundesländer + AT & CH | Meist nur 1 Bundesland |
| BTHG-Integration | Bundesweit + landesspezifisch | Nicht vorhanden |
| Personalschlüssel | Automatisch nach Landesrecht | Manuell / Excel |
| Meldepflichten | Automatisiert mit Fristen | Manuell |
| Buchhaltung | BWA, S&S, XRechnung, FinAPI | Externe Software nötig |
| Eigene REST-API & Webhooks | Dokumentiert, versioniert, Enterprise-ready | Meist nicht verfügbar oder kostenpflichtig |
Aus der Praxis
Was Träger über KV Admin sagen.
Erfahrungsberichte von Trägern, die bereits auf Kitaversum setzen
"Die Digitalisierung mit Kitaversum spart uns täglich Stunden an Verwaltungsarbeit. Ein unverzichtbares Tool für moderne Kita-Träger. Die intuitive Bedienung macht die Einarbeitung zum Kinderspiel."
"Kitaversum hat unsere Verwaltungsprozesse revolutioniert. Die Zusammenarbeit zwischen unseren Einrichtungen läuft jetzt reibungslos und effizient. Die KI-Unterstützung ist dabei ein echter Game-Changer."
"Endlich eine Software, die wirklich alle Bedürfnisse abdeckt. Von der Elternkommunikation bis zur Trägerübersicht - alles perfekt integriert. Wir verwalten damit über 20 Einrichtungen."
Träger-Potenzial-Rechner
So viel Verwaltungsaufwand können Träger reduzieren
Schätzen Sie für Ihren gesamten Träger-Verbund, wie viel Zeit- und Sachaufwand digitalisierte Abläufe reduzieren können. Alle Werte werden ausschließlich lokal in Ihrem Browser berechnet.
Eckdaten Ihres Trägers
Kitas
Kinder
Personen
Std/Woche
Träger-Setting liegt typischerweise höher als Einzel-Kita (Reports, KiBiG, DESTATIS, BTHG-Doku).
€/Std
Mischsatz aus Leitung & Fachkräften (TVöD SuE 8a–S15) inkl. ~25 % Lohnnebenkosten.
Konservative Annahmen: 50 % Zeitersparnis bei Verwaltungstätigkeiten (Bertelsmann/DJI-Erhebungen zu Verwaltungsanteil pädagogischer Fachkräfte), 1,00 € Sachkostenersparnis pro Kind & Monat. Preise und Konditionen richten sich nach der Größe des Trägers – wir beraten Sie persönlich.
Ihr Träger-Sparpotenzial
Sie sparen – € pro Jahr
Zeitersparnis
0Std/Monat
Pro Jahr
0Stunden
Geschätztes Potenzial / Monat
0 €
Preise & Konditionen
–
Personalkosten gespart
0 €
Sachkosten gespart
0 €
= Geschätztes Potenzial / Monat
0 €
Unverbindliche Potenzialschätzung für Träger-Verbünde. Tatsächliche Werte können je nach Einrichtung und Nutzung abweichen. Preise und Konditionen richten sich nach der Größe des Trägers; wir beraten Sie persönlich.
Wie wird das Träger-Sparpotenzial berechnet?
Der Träger-Kostenrechner hochskaliert die Werte einer einzelnen Einrichtung auf Ihren gesamten Verbund. Damit Sie eine belastbare Entscheidungsgrundlage für Ihre Kita-Träger-Software bekommen, rechnen wir bewusst konservativ – mit Annahmen aus unabhängigen Branchenstudien statt aus Marketing-Versprechen.
Berechnungsformel im Detail
gesparte Stunden / Monat = Kitas × MA/Kita × Std/Woche × 4,33 × 50 %
Personalersparnis = gesparte Stunden × Stundensatz
Sachkostenersparnis = (Kitas × Kinder/Kita) × 1,00 €
Geschätztes Potenzial = Personal + Sachkosten
Personalersparnis = gesparte Stunden × Stundensatz
Sachkostenersparnis = (Kitas × Kinder/Kita) × 1,00 €
Geschätztes Potenzial = Personal + Sachkosten
Warum diese Werte für Träger realistisch sind
- 50 % Zeitersparnis bei Verwaltung. Bertelsmann „Länderreport Frühkindliche Bildungssysteme" und DJI-Erhebungen zeigen, dass pädagogische Fachkräfte 10–15 % ihrer Arbeitszeit mit Doku und Verwaltung verbringen. Bei Trägern kommen zusätzlich Reports an Land und Kommune (KiBiG, DESTATIS, BTHG) hinzu – realistisch lassen sich 40–60 % davon digitalisieren.
- 5 Stunden Verwaltung pro Woche pro Mitarbeiter:in. Für Träger-Verbünde liegen wir bewusst leicht über dem Einzel-Kita-Wert (4 h), da Träger zusätzliche Reporting-Pflichten haben.
- Preise und Konditionen nach Größe des Trägers. Wir beraten Sie persönlich und erstellen ein passendes Angebot. Buchen Sie dafür eine unverbindliche Demo.
- Stundensatz 28–34 €/h (Mischsatz). Berücksichtigt sowohl Fachkräfte (TVöD SuE 8a/8b) als auch Leitungspositionen (S15 ff.) inkl. ~25 % Lohnnebenkosten.
Was speziell bei Trägern noch dazu kommt
- Zentrale Multi-Kita-Verwaltung statt 20 separate Excel-Tabellen
- Automatisierte KiBiG.web- und DESTATIS-Exporte statt manueller Abrechnung
- Trägerweite Personalschlüssel-Berechnung nach Landesrecht
- BTHG- und Inklusions-Abrechnung (siehe BTHG-Software)
- Integrierte Platzvergabe und Elternportal sparen Verwaltung in der Geschäftsstelle
- Reduzierte Fluktuation durch entlastete Fachkräfte (nicht im Rechner enthalten)
Bereit für Ihren konkreten Fall?
Wir erstellen Ihnen eine individuelle Wirtschaftlichkeitsanalyse für Ihren Träger. Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo, sehen Sie sich die vollständige Funktionsübersicht an oder lesen Sie unseren Erfahrungsbericht von Bestands-Trägern.
Quellen & weiterführende Studien
- Bertelsmann Stiftung: Länderreport Frühkindliche Bildungssysteme, jährliche Ausgaben.
- Deutsches Jugendinstitut (DJI): Erhebungen zum Zeitbudget pädagogischer Fachkräfte.
- Statistisches Bundesamt (DESTATIS): Kinder- und Jugendhilfestatistik.
- Tarifvertrag Sozial- und Erziehungsdienst (TVöD SuE), aktuelle Entgelttabellen.
- Eigene Auswertung anonymisierter Kitaversum-Nutzungsdaten (Stand 2026).
Gut zu wissen
Häufige Fragen zu KV Admin.
Die wichtigsten Antworten für Ihre Entscheidung auf einen Blick.
Kitaversum KV Admin ist cloudbasierte Träger-Software mit integrierten Apps für Eltern, Fachkräfte und Träger.
Zu den Funktionen gehören GIS-gestützte Suche, integrierte Platzvergabe, Elternportal, Vertragshistorie und DESTATIS-Exporte.
Kitaversum KV Admin bietet entscheidende Vorteile gegenüber herkömmlichen Systemen:
- Vollständige Integration aller Beteiligten (Träger, Erzieher, Eltern) in einem System
- Keine Installation nötig - läuft in jedem Browser
- Automatische Updates und neue Features ohne Mehrkosten
- Integrierte Kitaplatz-Anmeldung im zentralen System
- Cloudbasierte Abläufe für zentrale Verwaltung
- Server in Deutschland und AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
- Persönliche Beratung zu Einführung, Preisen und Konditionen
Einführung und Datenübernahme werden gemeinsam geplant und auf die Größe sowie Abläufe Ihres Trägers abgestimmt.
Vergleichen Sie enthaltene Funktionen, Benutzerkonten, optionale Module sowie den Aufwand für Einführung und Datenübernahme. Kitaversum verbindet:
- Eltern-App (inklusive)
- Erzieher-App (inklusive)
- Digitale Platzvergabe & Elternportal (in KV Admin integriert)
- Alle zukünftigen Updates (inklusive)
Preise und Konditionen richten sich nach der Größe und den Anforderungen des Trägers. Wir beraten Sie persönlich und erstellen ein passendes Angebot.
KV Admin ist cloudbasiert und benötigt keine lokale Desktop-Installation. Zu den Funktionen gehören:
- Cloud-basiert statt Desktop-Installation
- Mobile Apps für alle Nutzer
- Integrierte Kitaplatz-Anmeldung
- Moderne intuitive Oberfläche
- Automatische Updates ohne IT-Wartung
- Persönliche Beratung zu Einführung und Konditionen
Über 1.000 Kitas nutzen Kitaversum.
Kitaversum KV Admin bietet unter anderem:
- DACH-weites Bundesland-/Kanton-System – alle 16 deutschen Bundesländer, Österreich & Schweiz
- Automatische Personalschlüssel-Berechnung nach dem Landesrecht aller 16 deutschen Bundesländer
- BTHG/Inklusion – bundesweit + landesspezifisch integriert
- Vollständig integriertes Ökosystem (Träger + Erzieher + Eltern)
- GIS-gestützte Kita-Suche mit Routing für Einzugsgebiete
- Integrierte Buchhaltung mit BWA, XRechnung und FinAPI
- Automatisierte Meldepflichten mit Fristenüberwachung
- Standard-Schnittstellen zu KiBiG.web, KiBiz.web, KDW, TLVwA, DATEV
Ja! Wir bieten Ihnen eine kostenlose Demo und persönliche Beratung an. In einem unverbindlichen Gespräch zeigen wir Ihnen:
- Alle Funktionen von KV Admin live
- Wie die Integration mit Eltern- und Erzieher-Apps funktioniert
- Wie der Wechsel von Ihrem aktuellen System abläuft
- Ein maßgeschneidertes Angebot für Ihren Träger
Ja. KV Admin enthält ein dediziertes Kinderschutz-Modul, das den Schutzauftrag nach § 8a SGB VIII vollständig digital abbildet:
- Strukturierte Gefährdungseinschätzung mit anerkannten Bögen (Stuttgarter Kinderschutzbogen, KiWo-Skala, Kibs)
- Workflow für die insoweit erfahrene Fachkraft (insoFa/ISEF) – Beratung, Empfehlung und Ergebnis lückenlos protokolliert
- Eskalationspfad Fachkraft → Leitung → Träger → Jugendamt mit Fristen- und Wiedervorlage-Management
- Revisionssicherer Audit-Trail: append-only, Zeitstempel, Bearbeiter:in, Versionierung, Hash-Sicherung – beweisfest nach § 257 HGB / § 147 AO
- § 72a SGB VIII: Erinnerungs- und Nachweisverwaltung für erweiterte Führungszeugnisse (Personal & Ehrenamt) mit Ablauf-Ampel auf Trägerebene
- Meldepflicht-Assistent nach § 47 SGB VIII inkl. signiertem PDF/A-Export für das Jugendamt
- Schutzkonzept & Verhaltenskodex digital hinterlegt, mit Pflicht-Lesebestätigungen und Schulungsnachweisen
Die vertrauliche Kinderschutz-Akte ist strikt von der pädagogischen Dokumentation getrennt und folgt dem Need-to-know-Prinzip nach DSGVO Art. 9. Auf Trägerebene erhalten Sie eine einrichtungsübergreifende Übersicht über offene Fälle, Fristen und § 72a-Status.
Der Beitragslauf startet mit einem Prüflauf. Dabei entstehen noch keine Rechnungsnummern. Die Entwürfe lassen sich prüfen und korrigieren. Erst das Festschreiben erzeugt die verbindlichen Rechnungen.
- Je Kind können mehrere Beitragszahler hinterlegt werden, etwa Eltern, Jugendamt, Kommune oder Arbeitgeber, jeweils mit Split und eigener Debitorennummer.
- Bezugspersonen können Rechnungsempfänger sein, getrennt von den Notfallkontakten.
- Ein Tarifwechsel oder ein anteiliger Austritt läuft als Rollung, also als Nachbelastung oder Gutschrift.
- Randstunden für Früh- und Spätbetreuung können als eigene Rechnung laufen, sofern das Feature freigeschaltet ist.
Die Platzvergabe kann die Prioritätskriterien der Satzung abbilden: Geschwister, Härtefall, Wartezeit und Wohnortnähe. Das Anmeldeformular gilt über mehrere Kitas und lässt sich mit eigenen Texten, einem Logo und schaltbaren Feldern konfigurieren.
Ja! Kitaversum ist DACH-weit einsetzbar und unterstützt neben allen 16 deutschen Bundesländern auch:
- Österreich: Alle 9 Bundesländer mit ihren jeweiligen Kinderbildungs- und Betreuungsgesetzen (z. B. WKGG Wien, Oö. KBBG). Inklusive Anbindung an die Kindertagesheimstatistik der Statistik Austria und Personalschlüssel-Berechnung nach österreichischem Landesrecht.
- Schweiz: Alle 26 Kantone mit kantonalen Betreuungsverordnungen. UKibeG-konform, kompatibel mit Betreuungsgutschein-Systemen (z. B. kiBon) und kibesuisse-Qualitätsstandards.
Durch die DACH-Expansion profitieren Träger in allen drei Ländern von derselben modernen, cloudbasierten Plattform mit lokaler Rechtskonformität.
Noch etwas unklar? Wir beraten Sie persönlich.
Ihre Kitas. Endlich gemeinsam gedacht.
Erleben Sie in einer persönlichen Demo, wie KV Admin Ihre Einrichtungen verbindet und die Verwaltung spürbar entlastet.
Server in Deutschland · AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
Persönlich begleitete Einführung
Datenübernahme nach Abstimmung
Deutscher Support